Elektronikus aláírások típusai és jogi érvényességük – tisztázzuk a különbségeket!

Az elektronikus aláírások elterjedése az elmúlt évtizedben radikálisan átalakította a dokumentumkezelés világát. Legyen szó üzleti megállapodásokról, szerződésekről vagy mindennapi adminisztratív ügyekről, az elektronikus aláírások gyorsabbá, biztonságosabbá és kényelmesebbé tették a folyamatokat. Azonban nem minden elektronikus aláírás egyforma jogi szempontból. Cikkünkben bemutatjuk, milyen típusok léteznek, és melyik mikor alkalmazható.

Az elektronikus aláírás három típusa

Az Európai Unió eIDAS rendelete (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) három fő kategóriába sorolja az elektronikus aláírásokat:

• egyszerű elektronikus aláírás (SES – Simple Electronic Signature)
• fokozott biztonságú elektronikus aláírás (AES – Qualified Electronic Signature)
• minősített elektronikus aláírás (QES – Advanced Electronic Signature)

Nézzük meg, mit jelentenek, és milyen helyzetekben használhatók!

Melyik aláírás típusra van szüksége?

Az elektronikus aláírások három fő típusa mind más-más jogi környezetben és alkalmazási területen ideális. A megfelelő aláírási forma kiválasztása mindig az adott helyzet függvénye. Mielőtt bármelyik típust alkalmazná, mindig fontos mérlegelni a dokumentum jogi következményeit és az aláírás szükséges biztonsági szintjét.

Az alairom.hu oldalon elérhető CollectSign szolgáltatás modern, biztonságos és hatékony megoldást kínál PDF-dokumentumok elektronikus kitöltéséhez, valamint a hiteles elektronikus aláírás megvalósításához.

Mi is az egyszerű elektronikus aláírás?

• Az egyszerű elektronikus aláírás (SES) a legáltalánosabb és legkevésbé bonyolult típus, amelyet gyakran használunk a mindennapi digitális interakciók során, és nem igényel különleges technológiát. Gondoljunk csak egy e-mailben történő válaszadásra, ahol rákattintunk egy „Elfogadom” gombra, vagy egy dokumentum alján egy szkennelt aláírást csatolunk, vagy csak az e-mailben a levél alján odaírjuk nevünk, beosztásunk, a cégünk nevét. Az ilyen típusú aláírások nem tartalmaznak különösebb biztonsági garanciákat, és nem igényelnek azonosítást, ezért nem biztosítanak erős hitelesítést és hitelességet.
• Ez az aláírási forma akkor jön jól, ha nem egy jogilag fontos, formális megállapodásról van szó. A mindennapi tranzakciókban, mint például egyszerű levelezések, hírlevelek vagy kisebb szolgáltatások esetén, tökéletesen megfelelhet. Ugyanakkor, ha fontos dokumentumról van szó, amely jogi következményekkel járhat, az egyszerű elektronikus aláírás nem biztosít elegendő jogi védelmet.

A fokozott biztonságú elektronikus aláírás előnyei

• A fokozott biztonságú elektronikus aláírás (AES) már egy szinttel magasabb védelmet kínál. Az AES biztosítja, hogy az aláírás egyértelműen kötődjön a személyhez, és megakadályozza a dokumentum utólagos módosítását anélkül, hogy a változások észlelhetők lennének. Az ilyen típusú aláírások esetén az aláíró azonosítása elengedhetetlen, és gyakran titkosított kommunikációval biztosítják a tranzakció biztonságát.
• A fokozott biztonságú aláírások különösen akkor szükségesek, amikor nagyobb mértékű bizalomra van szükség, de nem feltétlenül szükséges a legmagasabb jogi szintű hitelesítés. Ezeket gyakran alkalmazzák szerződésekben, például bérleti vagy üzleti megállapodásokban, munkaszerződésekben, ahol az aláírások érvényességét garantálni kell, de nem szükséges a minősített aláírás jogi szintje. A jogi hatás érvényességét legegyszerűbben úgy lehet érzékeltetni a papíralapú aláíráshoz képest, mintha egyedül írnánk alá a dokumentumot (tanúk nélkül).

Mikor szükséges a minősített elektronikus aláírás?

• A legmagasabb jogi érvényességgel rendelkező elektronikus aláírás a minősített elektronikus aláírás (QES), amely szintén az eIDAS rendelet által meghatározott szigorú követelményeknek felel meg. A QES nemcsak az aláíró személyének egyértelmű azonosítását biztosítja, hanem garantálja, hogy a dokumentumok teljes mértékben hitelesek és érvényesek, miközben biztosítja a dokumentumok változtatásmentességét is. Ezt a típusú aláírást kizárólag olyan hitelesítéssel rendelkező szolgáltatók bocsáthatják ki, akik megfelelnek az EU ide vonatkozó szabályainak.
• A minősített elektronikus aláírás az egyetlen olyan típus, amely jogilag teljes mértékben bizonyító erővel bír, és minden uniós tagállamban automatikusan elfogadják. A jogi hatás érvényességét legegyszerűbben úgy lehet érzékeltetni a papíralapú aláíráshoz képest, mintha a dokumentumot tanúk jelenlétében vagy közjegyző előtt írtuk volna alá. Emiatt nélkülözhetetlen olyan helyzetekben, ahol jogilag kötelező érvényű dokumentumokat kell aláírni. Ilyen esetek lehetnek például ingatlan adásvételi szerződések, pénzügyi tranzakciók vagy kormányzati dokumentumok.

Ha nem biztos benne, hogy melyik elektronikus aláírási megoldás a legmegfelelőbb az Ön számára, érdemes konzultálni az alairom.hu szakértőivel, hogy a jogi követelményeknek megfelelően válassza ki a legmegfelelőbb aláírási módszert.

Az alairom.hu CollectSign biometrikus kézi aláírás szolgáltatása fokozott biztonságú (AES) digitális aláírással ellátott dokumentumkezelést tesz lehetővé. A biometrikusan (kézi) aláírt elektronikus dokumentum megfelel a Ptk. elektronikus dokumentumra vonatkozó jogszabályi előírásainak, valamint az EU eiDAS rendeletében meghatározott fokozott biztonságú elektronikus aláírásra vonatkozó követelményeknek.

A CollectSign szolgáltatás támogatja a minősített biztonságú digitális aláírás (QES) és a fokozott biztonságú tanúsítványon alapuló digitális aláírást (AES) is. Természetesen ebben az esetben a digitális aláírás beszerzése valamelyik tanúsított hitelesítés szolgáltatótól szükséges (amihez az alairom.hu szakértői segítséget nyújtanak).

Tökéletes választás a cége számára, ha modern, biztonságos és jogilag megbízható elektronikus aláírás megoldást keres, amely garantálja a hitelességet és az integritást.